1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
NOVARIS HOLDING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Aleja Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa
wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001240736, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
NIP 5273218864, REGON 544732868
kapitał zakładowy: 5 000,00 zł
e-mail: kontakt@lumvio.pl, tel. +48 576 205 571
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz pisać na adres kontakt@lumvio.pl albo listownie na adres siedziby z dopiskiem „Dane osobowe”.
2. Skąd mamy Twoje dane
- Bezpośrednio od Ciebie, gdy wypełniasz formularz kontaktowy, piszesz do nas, dzwonisz, zawierasz z nami umowę lub korzystasz z panelu klienta.
- Od firmy, w której pracujesz lub z którą współpracujesz, jeżeli jest naszym klientem i zaprosiła Cię do panelu albo wskazała jako osobę do kontaktu. W takim przypadku otrzymujemy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail oraz informację o roli w panelu, a czasem także numer telefonu i stanowisko.
- Automatycznie, gdy korzystasz z panelu: adres IP przy próbach logowania, informacja o przeglądarce i urządzeniu przypisana do sesji oraz historia działań w panelu.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
Przetwarzamy tylko te dane, które są potrzebne do danego celu. Poniżej opisujemy każdy cel osobno.
| Cel | Jakie dane | Podstawa prawna (RODO) | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza, e-maila lub telefonu oraz przygotowanie wyceny | imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy, treść wiadomości, wybrana usługa i budżet | art. 6 ust. 1 lit. b (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes: odpowiadanie na korespondencję) | do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeśli nie zawrzemy umowy; potem dane są automatycznie usuwane |
| Zawarcie i wykonanie umowy (strony, aplikacje, hosting, social media, wideo) | dane klienta i osób do kontaktu, dane do faktury, korespondencja, materiały przekazane do realizacji | art. 6 ust. 1 lit. b, gdy umowę zawierasz Ty; art. 6 ust. 1 lit. f (kontakt z przedstawicielami i pracownikami klienta), gdy umowę zawiera firma | przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Prowadzenie konta w panelu klienta | imię i nazwisko, e-mail, hasło (wyłącznie w postaci zaszyfrowanego skrótu), rola, ustawienia 2FA, zdjęcie profilowe (konta zespołu), wiadomości, komentarze, załączniki, historia działań i powiadomień | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa o korzystanie z panelu) oraz lit. f (umożliwienie współpracy z klientem, którego jesteś pracownikiem lub współpracownikiem) | do usunięcia konta lub zakończenia współpracy z klientem; treści związane z realizacją usług (np. zlecenia poprawek) do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Bezpieczeństwo panelu i zapobieganie nadużyciom | adres IP i czas prób logowania, sesje z informacją o przeglądarce, jednorazowe linki zaproszeń i resetu hasła | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes: ochrona kont i systemu) | próby logowania 90 dni; sesje do wygaśnięcia (30 dni od ostatniej aktywności) lub wylogowania; linki do 30 dni od wykorzystania lub wygaśnięcia |
| Powiadomienia e-mail o sprawach w panelu (zaproszenia, reset hasła, nowe zlecenia, posty do akceptacji, przypomnienia o hostingu, awarie strony) | imię, adres e-mail, treść powiadomienia | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f (informowanie o sprawach dotyczących współpracy) | przez czas posiadania konta; powiadomienia w panelu możesz w każdej chwili oznaczyć jako przeczytane |
| Płatności online za hosting | kwota, status i identyfikator transakcji, data płatności | art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy) oraz lit. c (obowiązki rachunkowe) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano płatności |
| Wystawianie faktur i prowadzenie księgowości | dane do faktury, w tym nazwa, adres i NIP, kwoty | art. 6 ust. 1 lit. c w związku z przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | dane potrzebne do wykazania przebiegu współpracy | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes: ochrona naszych praw) | do upływu terminów przedawnienia (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata, licząc do końca roku kalendarzowego) |
| Generowanie pomysłów na filmy z pomocą sztucznej inteligencji (na prośbę w panelu) | nazwa i opis firmy klienta, tytuły zaplanowanych filmów | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f | dane nie są przechowywane przez nas dłużej niż zapisane w panelu pomysły; dostawca AI nie wykorzystuje ich do trenowania modeli zgodnie ze swoimi warunkami dla usług komercyjnych |
Nie wysyłamy informacji handlowych (newslettera, ofert) drogą elektroniczną bez Twojej uprzedniej zgody, zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Jeśli kiedyś poprosimy o taką zgodę, będziesz mógł ją wycofać w każdej chwili.
4. Dane przetwarzane w imieniu naszych klientów
Przy części usług przetwarzamy dane osobowe nie jako administrator, lecz jako podmiot przetwarzający, na zlecenie i według poleceń naszych klientów. Dotyczy to w szczególności:
- danych osób odwiedzających strony internetowe klientów, które hostujemy lub dla których prowadzimy statystyki,
- danych przesyłanych przez formularze na stronach klientów i treści publikowanych na tych stronach,
- danych osób, z którymi komunikujemy się w imieniu klienta w jego mediach społecznościowych,
- wizerunku i głosu osób występujących w materiałach wideo przygotowywanych dla klienta.
W tym zakresie administratorem danych jest nasz klient, a zasady powierzenia określa § 21 Regulaminu. Jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw wobec takich danych, skontaktuj się przede wszystkim z właścicielem danej strony lub profilu. Pomożemy mu odpowiedzieć na Twoje żądanie.
5. Komu przekazujemy dane
Twoje dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które pomagają nam świadczyć usługi, na podstawie umów zapewniających ochronę danych, oraz podmioty uprawnione z mocy prawa:
| Odbiorca | Rola | Lokalizacja danych |
|---|---|---|
| Netlify, Inc. (hosting aplikacji i strony) | podmiot przetwarzający | USA i UE |
| Supabase, Inc. (baza danych i przechowywanie plików) | podmiot przetwarzający | serwery w UE (Irlandia) |
| Resend (wysyłka wiadomości e-mail z panelu) | podmiot przetwarzający | USA |
| CashBill S.A., ul. Sobieskiego 2, 40-082 Katowice (obsługa płatności online za hosting) | odrębny administrator danych płatniczych; dane karty lub rachunku podajesz bezpośrednio operatorowi i nie mamy do nich dostępu | Polska |
| Anthropic, PBC (model AI generujący pomysły na filmy, wyłącznie gdy klient użyje tej funkcji) | podmiot przetwarzający | USA |
| biuro rachunkowe, kancelarie prawne, podwykonawcy realizujący projekty (np. montażyści, graficy) | podmioty przetwarzające lub odrębni administratorzy, zobowiązani do poufności | Polska / UE |
| organy publiczne, sądy i inne podmioty uprawnione z mocy prawa | odrębni administratorzy | Polska |
Jeśli korzystasz z panelu jako pracownik lub współpracownik klienta, Twoje działania w panelu (np. zlecenia, komentarze, wiadomości) widzą również inne osoby z Twojej firmy mające dostęp do panelu oraz przypisany zespół Lumvio.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część naszych dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, przez co Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Robimy to wyłącznie przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) wobec dostawców uczestniczących w tym programie albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@lumvio.pl.
7. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania (art. 17 RODO),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO),
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@lumvio.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach termin ten możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy. Możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające Twoją tożsamość. Część danych w panelu (imię i nazwisko, e-mail, hasło, zdjęcie profilowe) możesz samodzielnie zmienić w zakładce „Moje konto”.
8. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie, zawrzeć i wykonać umowy ani założyć konta w panelu. Podanie danych do faktury jest wymagane przepisami podatkowymi.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
10. Jak chronimy dane
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:
- szyfrowane połączenie (HTTPS) dla całego serwisu i panelu,
- przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótu z użyciem algorytmu scrypt,
- weryfikację dwuetapową (2FA), obowiązkową dla kont zespołu, jeśli tak ustawi administrator,
- blokadę logowania po kilku nieudanych próbach,
- podział uprawnień w panelu (administrator, zespół, właściciel i pracownik firmy klienta), dzięki któremu każdy widzi tylko dane swojej firmy,
- kopie zapasowe bazy danych oraz dostęp do danych ograniczony do upoważnionych osób zobowiązanych do zachowania poufności.
Nigdy nie prosimy o podanie hasła w wiadomości e-mail ani przez telefon.
12. Zmiany Polityki prywatności
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się sposoby przetwarzania danych, nasi dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a o istotnych zmianach poinformujemy użytkowników panelu w panelu lub e-mailem.